Los responsables de la gestión de fincas deben cumplir una serie de requisitos formativos y legales. En primer lugar, se trata de expertos en la legislación aplicada a la gestión de fincas, especialmente en la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y en derecho fiscal.
Además, todo administrador de fincas debe estar en posesión de uno de los determinados títulos universitarios exigidos o, como segunda opción, aprobar el plan de estudios formativo para conseguir esta cualificación. 

El principal beneficio que para una comunidad de propietarios presenta contar con un administrador es la tranquilidad de una buena gestión económica de la misma. Este trabajo se traduce, desde su punto de vista, en una mejor calidad de vida de los propietarios de los inmuebles incluidos en la finca. Además de velar por el buen régimen de la casa, el administrador asesora la comunidad, controla los proveedores, coordina los siniestros, se ocupa de las relaciones laborales con los empleados, advierte sobre la morosidad y se esfuerza en mantener la convivencia entre los comuneros. Cuando actúa como secretario de la misma, que es casi siempre, convoca además las juntas, asiste a las mismas, redacta el acta y practica las notificaciones que procedan.

El administrador, en el ejercicio de su actividad laboral, debe responder con sus propios actos y los de sus empleados y colaboradores, por daños patrimoniales que se deriven del ejercicio de su actuación profesional. Entre ellos, se encuentran los errores, omisiones o negligencias. En paralelo, cita como ejemplo de delitos o faltas que esta figura puede cometer en el ejercicio de su actividad, ante lo que recomienda que los propietarios tengan en cuenta, la apropiación indebida de fondos, la coacción a cortar un suministro, las amenazas contenidas en las actas, los delitos contra los trabajadores, la estafa a los proveedores, la gestión defectuosa, la insolvencia punible o la falsedad documental.

Los expertos consultados coinciden en transmitir a los propietarios que hay una serie de actividades que quedan fuera del alcance del administrador y que, por tanto, no pueden exigir. Entre las mismas destacan las responsabilidades exigibles al presidente de la comunidad, como representante legal de la misma, por las decisiones que éste adopte, omisiones en el ejercicio del cargo o accidentes en la comunidad. A este respecto, se incluyen la realización de obras sin licencia y las inspecciones del edificio e instalaciones. Otras responsabilidades que quedan excluidas de la tarea profesional del administrador son exigir el pago a los propietarios morosos, hacer cumplir los acuerdos a que estos lleguen, contratar un seguro sin acuerdo de la comunidad o resolver unilateralmente el contrato de mantenimiento del ascensor

Todo administrador de fincas debe ofrecer unas garantías a las personas que demandan sus servicios. Entre ellas, su formación continua y actualizada, mediante la realización de cursos y la asistencia a conferencias, charlas y ponencias. Además, los administradores colegiados tienen información puntual y casi diaria sobre los cambios normativos o técnicos que pueden afectar su profesión para garantizar el nivel de servicio y asesoramiento que merece el ciudadano. Del mismo modo, subraya que los administradores de fincas aportan control deontológico y profesional de sus actuaciones, y podrá denunciar cualquier actuación que vulnere el código ético del colectivo.

Los honorarios de un administración de fincas son fijados por estos profesionales, ya que en la actualidad no hay tarifas mínimas ni recomendadas al respecto. En este sentido, estos servicios se determinan en función de la carga de trabajo que suponen. En esta línea, influye bastante el número de propietarios y los servicios comunes con los que dispone la finca, ya que la calefacción, la piscina y la portería suponen una mayor dedicación. Lo mismo ocurre con la domiciliación o no de los recibos comunitarios, la morosidad y las obras que se realicen en este espacio. 

La materialización y formalización de la relación entre los propietarios de la comunidad y el administrador de la finca se suele llevar a cabo a través de la firma de un contrato, tal como establece la Ley de Propiedad Horizontal. Este documento es de duración renovable, ya que legalmente el nombramiento de administrador es por un año. En cuanto a su rúbrica, ésta se lleva a cabo en la Junta general ordinaria. Se relacionan los servicios de administración incluidos y excluidos, se pactan los honorarios, su forma de pago, así como el procedimiento de actualización de los mismos.

En España, los administradores de fincas colegiados disponen de un seguro de responsabilidad civil. Este seguro, que alcanza el millón de euros, está concertado a través de los diferentes colegios a los que pertenecen los administradores y responde ante posibles omisiones o negligencias en que este profesional pudiera incurrir durante su actividad. Asimismo, en el caso del Colegio de Administradores de Madrid, los profesionales cuentan además con la cobertura de un seguro de caución, para el caso poco probable de desajustes o pérdidas en la gestión económica de sus profesionales.

La sustitución del administrador de fincas se suele realizar durante el transcurso de la junta general ordinaria de la comunidad (que se reunirá una vez al año). Sin embargo, la ley prevé la posibilidad de que cualquiera de los cargos pueda ser removido antes de expirar su mandato, por acuerdo de una junta general extraordinaria. En este caso, la comunidad debería indemnizar al administrador por daños y perjuicios, con el importe correspondiente a los meses que faltan para cumplir su año de mandato, salvo que el cese se deba a una causa justa y demostrable, puntualiza este experto. Tanto si se decide cambiar de administrador en una junta ordinaria como en una extraordinaria, el acuerdo se adoptará por mayoría simple de propietarios asistentes.